Etika Berkomunikasi melalui Telepon

Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik. Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :

• melatih suaranya agar enak didengar
• suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
• ucapan yang jelas
• perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik

Etiket Menelpon yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris, yaitu :

1. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon
2. Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon anda
3. Suara Anda mewakili pimpinan, sikap anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan anda.
4. Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau anda yakin pengamanannya sempurna
5. Pembicaraan telepon jangan keras, karena akan mengganggu rekan kerja anda. Tetapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.
6. Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya.
7. Diwaktu menelepon jangan berbicara dengan orang ketiga.
8. Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapapun yang ikut mendengar.
9. Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya "mengerjakan" menjadi "ngerjakan".
10. Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
11. Pakailah nama pembicara : "Selamat pagi, Bapak Falah ...".
12. Bertanya dengan baik : "Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara?", jangan "ini siapa?"
13. Jika pimpinan tidak ada, anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu).
14. Kita menjanjikan pimpinan akan menelepon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan.
15. Jangan berkata, : "tunggu sebentar", atau "tunggu" sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelepon kembali.
16. Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia, "Selamat pagi Pak Falah, terima kasih" atau "senang berbicara dengan Bapak, terima kasih". Tunggu pembicara mengucapkan "sampai bertemu lagi" lalu letakkan telepon perlahan-lahan.

Tata Cara Menangani Telepon Masuk

• Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera meningkat telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
• Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
• Menjawab telepon hendaknya dengan singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya "Selamat pagi PT. Mahakam Trade". Hindari penggunaan kata "halo".
• Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian.
• Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
• Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
• Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

Tata cara menangani telepon keluar

• Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon.
• Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note.
• Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf.
• Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon.
• Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.

Membuat janji temu melalui telepon
Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan "Lembar Pesan Telepon / Tamu". Hal-hal yang perlu dilakukan, yaitu :

1. mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan, dan tempat janji temu
2. Setelah mengisi "Lembar Pesan Telepon / Tamu", sekretaris harus meletakkan di tempatnya langsung dapat dilihat oleh pimpinan.
3. Apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada si penelepon.
4. Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja sekretaris.

Hakikat Sekretari

A.Pengertian Sekretari

1.    M.Braum dan Ramon dari Portugal, mendefinisikan Sekretaris:
"Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief" (Seorang pembandu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)

2.    H.W. Fowler dan F.G. Flower
Secretary is:
a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and oterh confindential matters.
b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first instance with business.
c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of American and Vatican.
(a. orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi , pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.
b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)

3.    Louis C. Nanasay and William Selden
Secretary :
An officie employee who has a more responsible position than stenographer and who duties usually taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining of filling records, letter etc. A secretary acts as an administrative assistant or junior executive.
(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantuk administrator atau sebagai pimpinan muda.

B. Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1.    Sekretaris Instansi (Organisasi) : Sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan, Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary).

2.    Sekretaris Pribadi : Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manager, Sekretaris Rektor.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi:
1. Sekretaris Junior : Yaitu sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan perlu banyak belajar dari sekretaris senior.
2. Sekretaris Senior : Yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

C. Tugas Tugas Sekretaris

1. Tugas-tugas rutin : membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.
2. Tugas-tugas khusus : mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, dsb.
3. Tugas-tugas istimewa : tugas yang menyangkut keperluan pimpinan
4. Tugas resepsionis : tugas sebagai penerima tamu
5. Tugas Keuangan : mengelola keuangan (kas kecil)
6. Tugas Sosial : tugas amal dan kemasyarakatan
7. Tugas Insidental : tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tertentu
8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting : tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis.

D. Persyaratan Menjadi Sekretaris
1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
2. Syarat Keterampilan
3. Syarat Kepribadian

E. Penampilan Sekretaris
1. Kondisi Fisik : Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktifitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas, maka seorang sekretaris harus selalu menjaga kesehatan.
2. Perawatan Badan : Seorang sekretaris harus memperhatikan perawatan badannya yang meliputi
a. Perawatan rambut
b. Perawatan Wajah / Muka
c. Perawatan Tangan dan kaki
3. Pakaian (Busana) : Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya :
a. Waktu : pada waktu jam kerja, gunakan busana yang cocok, misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani : selalu perhatikan ciri-ciri jasmaninya seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, warna kulit, dan usia.
c. Iklim : selalu perhatikan keadaan iklim dan cuaca dengan busana yang digunakan.
d. Bahan, warna dan motif pakaian : bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon.

Syarat dan Cara menjadi Sekretaris Profesional

1.     Menampilkan Citra Perusahaan

Citra perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi, karena sekretaris adalah tangan kanan dan kepercayaan langsung bagi seorang Boss, seorang sekretaris harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2.     Baik dan Bertanggung Jawab

Sekretaris harus ramah, baik, dan punya sopan santun serta punya karakter yang tegas dan  rasa tanggung jawab yang tinggi. Sekretaris tidak hanya baik terhadap Boss, tetapi harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3.     Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai orang kepercayaan sekaligus tangan kanan Boss, sekretaris harus pandai mejaga rahasia perusahaan dan menjunjung tinggi loyalitas terhadap perusahaan.

4.     Tidak Gaptek

Sekretaris harus lah mempunyai wawasan luas di bidang nya, selalu up date dalam segala hal seperti kemajuan teknologi.

5.     Tahu Accounting dan Pembukuan

Dua hal ini penting bagi seoarang sekretaris agar dapat dengan mudah melakukan pembukuan kantor.

6.     Mampu Berbahasa Asing

Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus di miliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sang Boss selalu mengajak meeting sekretarisnya untuk mencatat hasil meeting ( MOM ) munite of meeting, kemudian mengirimkan hasil meeting ke relasi lain.

7.     Mempelajari Karakter Boss

Agar tidak selalu salah dalam mengambil keputusan , sekretaris harus mengenali karakter atasanya. Dalam kurun waktu tertentu sekretaris dapat mempelajari sifat atasan.

8.     Mempunyai Etika yang Baik

Sekretaris harus memiliki etika yang baik dalam berbicara, duduk,dan makan karena itu mencerminkan sekretaris yang professional dan mengangkat citra perusahaan.

9.     Pandai Berbicara di Depan Publik

Seorang sekretaris harus mempunyai keberanian berbicara di depan publik, kadang seorang atasan menyuruh seorang sekretaris menggantikan meeting atau pun pertemuan dengan relasi lain, maka sekretaris harus siap mental dalam hal ini.

10.  Seorang Sekretaris Harus SMART

Tidak hanya harus berpenampilan menarik, setapi sekretaris harus mampu dalam segala hal, seorang sekretaris harus cepat, cermat, dan tepat.